Lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise, l’une des décisions les plus cruciales qu’une société peut prendre est de savoir si elle doit embaucher des employés ou externaliser le travail.
C’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de services administratifs et de soutien comme les tâches de secrétariat. Avec l’essor du bureau virtuel et de la gig economy, l’externalisation de ces tâches peut sembler être une évidence.
De nombreuses entreprises, TPE, PME et start-ups se tournent de plus en plus vers des services de télésecrétariat. Il existe même des sociétés spécialisées dans le télésecrétariat médical à destination des professionnels de santé, comme Medicall, entreprise leader en Europe francophone.
Cependant, il existe encore de nombreux avantages à avoir une secrétaire en interne, et il est essentiel de peser le pour et le contre de chaque option avant de prendre une décision.
Évaluez les besoins et le budget de votre entreprise
Avant de prendre la décision d’engager ou d’externaliser un secrétariat pour votre entreprise, il est important d’évaluer les besoins et le budget de votre entreprise.
Comprendre les besoins de votre entreprise vous aidera à identifier les tâches ou responsabilités spécifiques qui nécessitent un secrétariat, qu’il s’agisse de gérer des tâches administratives, de traiter des informations confidentielles ou de fournir un soutien à la haute direction. Une fois que vous aurez bien compris les besoins de votre entreprise, vous pourrez alors déterminer votre budget pour l’embauche ou l’externalisation d’un secrétariat.
Il est important de se rappeler que le coût d’embauche d’un employé à temps plein comprend non seulement le salaire, mais aussi les avantages sociaux, l’espace de bureau, l’équipement et d’autres coûts associés.
D’autre part, l’externalisation permet des options plus flexibles, telles que le soutien à temps partiel ou par projet, où vous ne payez que pour les services spécifiques nécessaires.
En évaluant les besoins et le budget de votre entreprise, vous pouvez prendre une décision éclairée sur l’embauche ou l’externalisation d’un secrétariat pour votre entreprise.
Avantages de l’embauche d’un employé
L’embauche d’un employé comporte de nombreux avantages pour une entreprise, et il est essentiel d’en tenir compte avant de prendre une décision d’externalisation.
L’un des principaux avantages est la possibilité de constituer une équipe interne solide qui comprend la philosophie et les objectifs de l’entreprise. Avec une équipe d’employés, vous pouvez également favoriser une culture de travail positive qui encourage la loyauté, la confiance et la communication ouverte.
En outre, l’embauche d’une personne expérimentée et qualifiée qui répond aux exigences de l’entreprise contribuera à la productivité et à l’efficacité globales, ce qui entraînera la croissance de l’entreprise.
En outre, les employés peuvent être formés et développés pour s’adapter à différents rôles et responsabilités au sein de l’organisation. Par conséquent, ils seront davantage investis dans la réussite de l’entreprise et seront fiers de leurs contributions.
L’embauche d’un employé vous permet également de contrôler les processus et les projets, ce qui garantit l’assurance de la qualité et la livraison dans les délais.
Inconvénients d’un employé salarié
Si le fait d’être salarié peut offrir une certaine stabilité et des avantages, il existe également certains inconvénients dont il faut tenir compte avant de décider d’engager un secrétariat pour votre entreprise.
L’un des principaux inconvénients est le manque de flexibilité en termes d’horaire et de charge de travail. Les employés salariés sont généralement censés travailler un nombre fixe d’heures par semaine, avec peu de marge de manœuvre.
Cela peut être particulièrement contraignant pour les entreprises dont la charge de travail est fluctuante ou pour celles qui exigent que le personnel soit disponible en dehors des heures de bureau habituelles. De plus, les employés salariés sont souvent tenus de suivre les politiques et procédures de l’entreprise, qui ne correspondent pas toujours à leurs valeurs personnelles ou à leurs préférences de travail.
Un autre inconvénient potentiel pour les entreprises est le coût de la fourniture d’avantages sociaux aux employés salariés, tels que les soins de santé, les plans de retraite et autres avantages. Ces coûts supplémentaires peuvent s’accumuler rapidement et ne sont pas forcément réalisables financièrement pour les petites entreprises ou les startups.
Avantages de l’externalisation
L’externalisation devient de plus en plus populaire dans le monde des affaires d’aujourd’hui, et ce pour une bonne raison. Bien qu’avoir une équipe de secrétariat en interne puisse sembler l’option la plus logique, l’externalisation de cette fonction présente de nombreux avantages.
Tout d’abord, l’externalisation permet de réaliser des économies, car les entreprises n’ont pas à supporter le fardeau du recrutement et de la formation d’une équipe à temps plein. Au lieu de cela, une équipe externalisée peut être utilisée selon les besoins, ce qui permet d’économiser sur les coûts salariaux et les dépenses associées.
Deuxièmement, l’externalisation donne accès à des compétences et à une expertise spécialisées qui ne sont peut-être pas disponibles en interne. Cela signifie que les entreprises peuvent bénéficier des dernières avancées et techniques en matière de gestion des fonctions de secrétariat sans avoir à investir dans une formation supplémentaire.
Enfin, l’externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales au lieu de s’embourber dans des tâches administratives. En déléguant les fonctions de secrétariat à une équipe d’externalisation expérimentée, les entreprises peuvent consacrer plus de temps et de ressources à la croissance de leur activité et à la satisfaction des besoins des clients.
Inconvénients de l’outsourcing
Avant de prendre une décision aussi cruciale que l’externalisation, il est essentiel de se familiariser avec les inconvénients potentiels. Le principal inconvénient de l’externalisation est la perte du contrôle de la gestion. La distance entre le bureau principal et le fournisseur d’externalisation peut rendre difficile la surveillance du travail du fournisseur ou l’assurance qu’il respecte les normes de qualité et de calendrier qui ont été fixées.
Les barrières culturelles et linguistiques peuvent également créer des problèmes, rendant la communication compliquée et inefficace. En outre, la propriété intellectuelle de l’entreprise pourrait être en danger, car les fournisseurs d’externalisation ont souvent accès à des informations sensibles, et le manque de contrôle pourrait entraîner des violations ou des fuites de données.
Enfin, l’externalisation peut entraîner le déplacement d’employés, en externalisant des emplois qui appartenaient autrefois à l’entreprise, ce qui peut entraîner des problèmes de moral parmi les membres du personnel restants. Il est important de noter que ces défis ne sont pas insurmontables, mais qu’il s’agit de problèmes sérieux à prendre en compte avant de décider si l’externalisation est la bonne option pour votre entreprise.
